Ø O Planejamento é fundamental, quando se pretende realizar um evento.
Descreva os objetivos e estratégias de trabalho, elabore a programação,
orçamento e cronograma de atividades.
Ø Todas as ações devem ser previamente estabelecidas para garantir o
sucesso do evento.
Ø Construa a metodologia que irá nortear os trabalhos.
Ø Verifique datas e horários possíveis para a realização do evento,
considerando outros eventos regionais previamente agendados,
destinados a um público comum.
Ø Organize a equipe de trabalho, delegando funções a cada integrante.
Centralizar as ações pode ser prejudicial.
Ø Uma equipe responsável por realizar o cerimonial do evento é sempre
necessária.
Ø A definição do local é muito importante, pois espaço inadequado pode
gerar constrangimentos. Ao escolher o local, deve ser feita uma análise
criteriosa, considerando o público esperado, o espaço físico disponível e,
também a facilidade de acesso.
Ø A captação de recursos é imprescindível, pois facilita a execução do
evento, permitindo também, que as taxas de inscrição se tornem mais
acessíveis ao público. A busca por patrocínio e apoio, requer um amplo
envolvimento da Comissão Organizadora.
Ø Definido o cronograma de execução, é importante priorizar sua
divulgação, pois esta vai definir o sucesso, ou não, do evento.
Ø Em caso de divulgação através de mídia rádio-televisiva busque
alternativas de horários de veiculação gratuitos;
Ø Divulgue o evento no site da Instituição, faça cartazes, folders, envie emails
e não se esqueça da divulgação chamada popularmente de “boca-aboca”;
Ø Nunca se esqueça que a Instituição e/ou Empresa que investe em um
evento precisa ter seu nome inserido nos mais diversos meios em que o
evento for divulgado.
Ø Para eventos que envolvam explanações sobre temas específicos, procure
convidar pessoas com formação adequada e, atuação na área a ser
trabalhada no evento. O perfil do palestrante deve ser adequado aos
objetivos do evento.
Ø É importante que todos os envolvidos no evento estejam informados da
dinâmica. Não existe coisa pior do que um participante perguntar algo no
evento e ter como resposta: Não sei!
Ø Defina claramente, quais os resultados esperados, antes de organizar
seu evento. Se o objetivo for discutir uma temática com
aprofundamento, dê preferência a um curso, treinamento ou workshop.
Ø Depois de planejar a agenda do evento, reduza o tempo de todas as
ações, pois dificilmente se conseguirá fazer um intervalo de 15 minutos
durar exatamente isso.
Ø Se precisar compor uma mesa de autoridades, esta nunca deverá ficar
muito perto do limite do palco e nem próxima demais da tela de fundo.
Ø Fique atento a emergências e imprevistos e tenha toda cautela para
resolvê-los.
Ø Microfones, equipamentos de som e projetores devem ser instalados e
testados com antecedência.
Ø Em qualquer evento lembre-se sempre dos produtos utilitários e não se
esqueça da água e copos descartáveis.
Ø A programação do evento deve apresentar informações gerais sobre
todos os acontecimentos.
Ø Os certificados são de suma importância para os participantes do
evento. Não sendo entregues ao final, dê orientações de como e onde
retirá-lo.
Ø Ao final uma pesquisa de opinião é necessária para saber se o evento foi
bem sucedido.
Dicas para realizaçãod e evento.
